Leer- en zorgboerderij Horses&Co heeft tien locaties in Zuid-Holland. De organisatie groeit sterk, wat aanleiding gaf voor een migratie van een Google- naar een Microsoft 365-omgeving. Veerman ICT heeft dit traject begeleid, uitgevoerd en in beheer genomen. Lees in dit klantverhaal hoe dit traject is verlopen.

Waarom naar Microsoft 365 migreren?

Migreren naar Microsoft 365 biedt tal van voordelen die bedrijven helpen om efficiënter en veiliger te werken. Dit platform biedt uitgebreide mogelijkheden, zoals praktische functionaliteiten en uitstekende ondersteuning en integratie. Hierdoor is het voor Horses&Co het IT-platform bij uitstek.

Een van de door Horses&Co gewenste mogelijkheden: Single Sign-On (SSO). Wanneer je je laptop, telefoon of tablet aanzet, hoef je maar één keer in te loggen op je Microsoft-account. Vervolgens kun je bij alle apps en data die je nodig hebt. Dat scheelt veel tijd, maar is ook nog eens heel veilig én zorgt voor flexibiliteit. Ook Google – waar Horses&Co hiervóór mee werkte – biedt deze optie, maar alleen voor de eigen diensten en apps. Microsoft 365 kan de Single Sign-On daarentegen koppelen aan software en services van derde partijen. Want ja, hoe compleet het platform ook is, soms heb je andere (gespecialiseerde) software nodig.

Bovendien wilde Horses&Co volop profiteren van wat de Cloud te bieden heeft. Het gebruikmaken van Moderne Veilige Werkplekken was daarbij een belangrijke wens. En om deze transformatie mogelijk te maken, is Veerman ICT ingeschakeld. Daarbij lag de nadruk op de omgeving volledig veilig in te richten. Dit is gedaan door ons complete palet aan security-diensten toe te passen. Michelle ’t Hart, verantwoordelijk voor Projects & Office binnen Horses&Co, vertelt meer over het belang van security: “Wij bieden orthopedagogische zorg voor kinderen. Vanzelfsprekend is security enorm van belang. Enerzijds gaat het om privacygevoelige data van cliënten. Anderzijds kunnen wij die zorg minder goed leveren wanneer onze systemen niet functioneren naar behoren. Kunnen vertrouwen op onze IT-partner is daarom van essentieel belang.”

Hoe is Veerman ICT te werk gegaan?

Vanuit de Google-omgeving moesten verschillende soorten data en documenten gemigreerd worden. Als eerste stap is er daarom een diepgaand en overzichtelijke inventarisatie gemaakt, die daarna doorgenomen is met Horses&Co.

Erg belangrijk voor Horses&Co waren bijvoorbeeld de documenten die extern gedeeld werden via Google Docs en Spreadsheets. Deze documenten zijn zorgvuldig in kaart gebracht, om ervoor te zorgen dat alle informatie behouden bleef, en de samenwerking naadloos kon doorgaan.

Na de inventarisatie is er een back-up gemaakt. Na controle van deze back-up op integriteit is de migratie gestart. Deze migratie van e-mail, persoonlijke en gedeelde documenten en instellingen gebeurde volledig op de achtergrond. Hierdoor was er geen enkele impact op de medewerkers van Horses&Co.

Nadat de migratie was afgerond, werd er op een vooraf afgesproken moment alles omgezet. Vanaf dat moment kon er volledig met Microsoft 365 gewerkt worden. Voor iedere gebruiker was er een instructie om de eerste stappen binnen Microsoft 365 te zetten. Tevens was er op verschillende locaties een Floorwalk: begeleiding op de werkvloer om gebruikers bij vragen direct te ondersteunen. Dankzij deze aanpak heeft Horses&Co zonder onderbrekingen kunnen overstappen naar een volledig geïntegreerde en veilige Microsoft 365-omgeving.

Is Veerman ICT nog steeds bij Horses&Co betrokken?

Jazeker. Na het migratie-project heeft Veerman ICT het volledige beheer op zich genomen van de gehele IT-omgeving van Horses&Co. Dat houdt onder meer in:

• Veilig houden van Microsoft 365, door het continu uitvoeren van veiligheidsaudits, detecteren van bedreigingen en het toe blijven passen van best-practices.
• Ieder werkplek up-to-date en veilig houden, ongeacht het apparaat en software.
• Beveiligen van data en informatie door het toepassen van dagelijkse back-ups en deze ook structureel te testen.
• Lifecycle- en licentiemanagement, om kosten te besparen en inzicht in (toekomstige) kosten te hebben en krijgen. Tevens draagt dit bij aan continuïteit, die belangrijk is voor Horses&Co.
• Én natuurlijk klaarstaan met de gecertificeerde Veerman ICT Servicedesk om alle IT gerelateerde vragen snel en duidelijk te beantwoorden.

Daarnaast heeft Veerman ICT een adviserende rol bij Horses&Co. We zorgen niet alleen aan de achterkant voor een stabiele en veilige omgeving, maar we sturen bijvoorbeeld ook aan om op het gebied van innovatie en veiligheid niet stil te blijven staan. Winay Raghoe, accountmanager bij Veerman ICT, vertelt hierover: “We adviseren vanuit een partnership, alsof we collega’s zijn. Onze rapportages zijn daarvoor de onderbouwing. Omdat we de IT-omgeving van A tot Z kennen, kunnen we écht laten zien wat er in de IT-omgeving speelt en wat de toegevoegde waarde daarvan is.” Denk daarbij aan:

• de cyberaanvallen die we hebben voorkomen,
• het aantal inactieve gebruikers (en de licentiekosten die daar bespaard kunnen worden),
• werkplekken met verouderde software, die een update nodig hadden,
• inzicht in levensduur en servicecontracten van apparatuur, om zo proactief op toekomstige kosten voor te kunnen bereiden.

“Omdat we de IT-omgeving van A tot Z kennen, kunnen we écht laten zien wat er in de IT-omgeving speelt en wat de toegevoegde waarde daarvan is.”

Hoe gaat het met de service(desk)?

Van de ruim 160 gebruikers, mag een deel altijd contact opnemen met de Servicedesk van Veerman ICT. Dat heeft te maken met hun functie binnen Horses&Co. Functioneert je digitale werkplek niet geheel naar wens? In dat geval mag de gebruiker zelf direct contact opnemen met onze Servicedesk. Veerman ICT wil namelijk graag goed bereikbaar zijn en op tijd in actie komen om te helpen. Dit werkt het beste wanneer je direct contact hebt met de gebruiker welke een probleem heeft. De buitenwereld verandert en technologie ontwikkelt zich continu. En bij Horses&Co kunnen de situatie en behoeften natuurlijk ook veranderen. Daarom is het belangrijk dat onze diensten standaard mee-ontwikkelen en -bewegen, zonder dat daar extra kosten voor nodig zijn.

Winay vertelt: “Als Veerman ICT vinden we innovatie en ontwikkeling erg belangrijk, zo kunnen we voorop blijven lopen, ook zo dat onze klanten voorop kunnen blijven lopen. Daarom werken we niet reactief, maar écht proactief. Om Horses&Co de ondersteuning, service en advieste bieden waarvan ze zelf nog niet wisten dat ze deze nodig hadden. Hiervoor is een goede partnership en kennis van de klant natuurlijk erg belangrijk. Daarom komt Veerman ICT structureel op bezoek om bij te praten over de kwaliteit van de dienstverlening en de verschillende ontwikkelingen, zowel in de markt als bij Horses&Co. Zo bouw je een goede relatie op.”

“Als Veerman ICT vinden we innovatie en ontwikkeling erg belangrijk, zo kunnen we voorop blijven lopen, ook zo dat onze klanten voorop kunnen blijven lopen.”

Hoe werd de migratie op de werkvloer ontvangen?

Het is altijd spannend: hoe reageren de mensen op de werkvloer op de nieuwe IT-omgeving? Onder meer de manier van documenten opslaan, is in Microsoft 365 wel echt anders dan in Google Docs. Winay: “We hebben bewust meegelopen in de organisatie, om vragen van medewerkers direct op te kunnen pakken. Daarbij stonden we open voor alle soorten vragen. Denk hierbij van vragen beantwoorden over functionaliteit, tot ondersteunen bij collega’s toegang geven tot bepaalde documenten.”

Veerman ICT zal vaker betrokken worden bij begeleiding om goed met de nieuwe omgeving om te gaan. Op termijn geven we bijvoorbeeld een security-awareness-training, maar in de tussentijd staan we altijd klaar om vragen te beantwoorden. Zien wij proactieve verbetermogelijkheden? Dan kaarten we die natuurlijk ook aan.

Horses&Co groeit. Hoe groeit de IT mee?

Over groei gesproken: toen we aan de migratie begonnen, was er sprake van 90 gebruikers bij Horses&Co. Nu zijn dat er meer dan 160. Het op- en afschalen van gebruikers gaat gemakkelijk via de Veerman ICT Customer Portal. Deze Portal is volledig voor Horses&Co op maat ingericht. Alle wijzigingen in aantallen worden altijd netjes direct in de maandelijkse facturatie aangepast en weergegeven. Vanuit de Customer Portal kunnen bijvoorbeeld nieuwe medewerkers aangevraagd worden. Conform duidelijke afspraken zijn de werkplekken altijd tijdig en eenduidig opgeleverd voordat de nieuwe medewerker start. Dit is zeer fijn en door de gebruiksvriendelijke Customer Portal kost dit geen moeite. Een ander voordeel: zo blijft de leer- en zorgboerderij grip houden in de kosten voor IT, onder meer op basis van verschillende licenties. Daarmee heeft Horses&Co bereikt wat het wilde, volgens Michelle ’t Hart: “vertrouwen in IT.”

Wil jij ook migreren naar een Microsoft 365-omgeving, of grip houden op een groeiend personeelsbestand? Neem dan gerust contact met ons op om te horen wat we voor jou kunnen betekenen.